Notulen maken met AI: van telefoonopname tot bruikbaar verslag

Er gaat in elke organisatie verrassend veel tijd zitten in het vastleggen van wat er is besproken. Iemand typt tijdens het overleg mee, mist daardoor de helft van de discussie, en werkt de aantekeningen achteraf alsnog een uur uit. Notulen maken met AI verandert die volgorde: de techniek legt vast wat er gezegd is, en de deelnemer kan zich concentreren op het gesprek zelf. Wat daarbij vooral telt, is welke route je kiest. Een opname via je telefoon werkt anders dan een notulist die al in Teams of Google Meet zit, en beide hebben andere gevolgen voor kwaliteit, kosten en privacy.

In het kort

• Een iPhone slaat spraakmemo’s op als .m4a, Android-toestellen doorgaans ook, en dat formaat kun je rechtstreeks uploaden in ChatGPT.
• ChatGPT accepteert audio tot ongeveer 25 MB en werkt het best bij fragmenten van maximaal een half uur, zonder onderscheid tussen sprekers.
• Google Meet en Microsoft Teams hebben een ingebouwde notulist via Gemini en Copilot, maar de automatische notities van Google ondersteunen nog geen Nederlands.
• Losse tools als Granola en Fireflies kosten tussen de 10 en 39 dollar per gebruiker per maand en verschillen vooral in opslag, integraties en beveiliging.

Wat notulen maken met AI in de praktijk betekent

Achter elke oplossing zitten twee losse stappen die vaak op één hoop worden gegooid. Eerst is er transcriptie: gesproken woord omzetten naar tekst. Dat is een technisch redelijk opgelost probleem, met foutpercentages die bij goed geluid laag liggen. Daarna volgt de samenvatting: van een ruwe woordenbrij een verslag maken met besluiten, actiepunten en eigenaren. Dat tweede stuk is het echte werk, en daar zit ook het verschil tussen de aanbieders.

Dat onderscheid is belangrijk bij het kiezen. Wie alleen een woordelijk verslag nodig heeft, bijvoorbeeld voor een aandeelhoudersvergadering of een klachtprocedure, heeft aan een goede transcriptie genoeg. Wie een wekelijks teamoverleg wil vastleggen, heeft juist meer aan een compacte samenvatting met actiepunten dan aan veertig pagina’s letterlijke tekst. Beide vragen om een andere aanpak.

Verder verschilt het moment van vastleggen. Sommige oplossingen werken met een bestand achteraf, andere luisteren live mee tijdens het gesprek. Dat lijkt een detail, maar het bepaalt of je ook fysieke overleggen kunt vastleggen of alleen online vergaderingen.

Route 1: opnemen met je telefoon

De laagdrempeligste manier is een opname maken met het toestel dat toch al op tafel ligt. Je hebt geen abonnement nodig, geen beheerder die iets moet aanzetten en geen tool die aan je vergaderplatform gekoppeld wordt. Voor fysieke overleggen, interviews en werkbezoeken is dit vaak de enige praktische optie.

Opnemen op een iPhone

Op de iPhone gebruik je de app Spraakmemo’s. Die slaat opnames op in .m4a, een gecomprimeerd formaat dat weinig ruimte inneemt en door vrijwel alle software wordt herkend. Een uur vergadering komt daarmee doorgaans uit op enkele tientallen megabytes. Delen gaat via de deelknop, waarna je het bestand naar jezelf mailt, in een cloudmap zet of rechtstreeks naar een andere app stuurt.

Op recente iPhones met Apple Intelligence kan het toestel de opname zelf al omzetten naar tekst, waarna je die tekst kunt kopiëren. Dat scheelt een stap, maar de kwaliteit van die transcriptie is bij Nederlands wisselend, zeker bij meerdere sprekers door elkaar.

Opnemen op een Android-toestel

Android kent geen enkele standaardapp, want elke fabrikant levert zijn eigen versie. Samsung-toestellen hebben Spraakrecorder, Google Pixel-toestellen de app Recorder. Ook die slaan doorgaans op als .m4a of .mp3, en bij Pixel wordt er tijdens de opname al een transcript meegeschreven dat je apart kunt exporteren. De Samsung-app kent een stand voor interviews waarbij het toestel probeert onderscheid te maken tussen twee sprekers.

Wat op beide platformen het meest uitmaakt voor het eindresultaat, is niet de app maar de opstelling. Een paar praktische punten:

• Positie: leg het toestel in het midden van de tafel, met het scherm naar boven en niets erbovenop
• Ondergrond: een tafelkleed of notitieblok onder de telefoon dempt trillingen en getik
• Achtergrondgeluid: zet ventilatie, koffieautomaten en meldingen uit, die kosten meer nauwkeurigheid dan de app kan goedmaken
• Grote ruimtes: bij meer dan zes deelnemers of een lange vergadertafel is één telefoon niet genoeg, overweeg dan een tweede opname aan de andere kant

Kun je die opname in ChatGPT gooien?

Ja. ChatGPT accepteert audiobestanden in onder meer mp3, wav, m4a en webm, precies de formaten die telefoons opleveren. Je voegt het bestand toe via de paperclip en geeft er een instructie bij. Dat werkt in de betaalde varianten van ChatGPT, dus Plus, Team en Enterprise.

Er zijn wel drie beperkingen die je vooraf moet kennen. De bestandsgrootte is begrensd op ongeveer 25 MB, wat neerkomt op grofweg een half uur audio in gangbare kwaliteit. Langere opnames moet je dus opknippen, bijvoorbeeld met de trimfunctie in de opnameapp zelf. Verder maakt ChatGPT geen betrouwbaar onderscheid tussen sprekers, dus je krijgt een doorlopende tekst zonder namen ervoor. En zonder expliciete instructie vat het model de opname liever samen dan dat het woordelijk transcribeert. Vraag dus letterlijk om een volledige uitwerking als je die nodig hebt, en om een samenvatting met besluiten en actiepunten als je dat wilt.

Voor een gesprek van twintig minuten met twee of drie deelnemers werkt deze route uitstekend. Voor een bestuursvergadering van twee uur met acht mensen is het onhandig, want dan ben je vooral bezig met knippen en plakken.

Route 2: de notulist zit al in je vergaderplatform

Vergadert je organisatie vooral online, dan is de kans groot dat je de functie al hebt. Zowel Google als Microsoft heeft een notulist ingebouwd in het eigen vergaderplatform, waardoor je niets extra’s hoeft te installeren en de gegevens binnen de bestaande omgeving blijven.

In Google Meet heet de functie Notulen maken. Tijdens de vergadering zet je hem aan, en achteraf komt er een Google Document in de Drive van de organisator met een samenvatting, dat automatisch aan de agenda-afspraak wordt gekoppeld. Er is ook een optie om tussentijds een samenvatting op te vragen als iemand later aanschuift. Google beschrijft de werking en de vereiste licenties uitgebreid in de handleiding voor notities maken met Gemini in Meet. Let op één belangrijk punt: de functie ondersteunt op dit moment acht talen, en Nederlands zit daar niet bij. Voor Nederlandstalige overleggen is dit dus nog geen werkbare route, voor Engelstalige teams wel.

Microsoft biedt iets vergelijkbaars via Copilot in Teams, met een variant die voor veel organisaties interessant is: Copilot kan notities en actiepunten genereren zonder dat de vergadering wordt opgenomen of getranscribeerd. Het model luistert dan live mee, maar er blijft geen opname of transcript achter. De keerzijde is dat Copilot na afloop van de vergadering niet meer beschikbaar is, precies omdat er niets is bewaard. Microsoft legt die afweging uit op de pagina over Copilot gebruiken zonder transcriptie of opname. Een Microsoft 365 Copilot-licentie is vereist, en externe deelnemers kunnen Copilot in zo’n vergadering niet gebruiken.

Route 3: losse notuleertools

Daarnaast is er een hele markt van gespecialiseerde tools die zich als deelnemer aanmelden bij je vergadering, of meeluisteren via de microfoon van je laptop. Twee namen die je in de praktijk het vaakst tegenkomt zijn Granola en Fireflies, met heel verschillende uitgangspunten.

Er zijn tientallen alternatieven met een vergelijkbaar model. Ze verschillen minder in transcriptiekwaliteit dan in de dingen eromheen: waar de data staat, of er een zichtbare bot in beeld verschijnt, hoe goed het Nederlands wordt herkend en of de tool koppelt met de systemen die je al gebruikt. Een proefperiode met een echte vergadering zegt daarover meer dan welke vergelijkingstabel dan ook.

Wat je vooraf moet regelen

De techniek is het makkelijke deel. Wat organisaties vaker opbreekt, zijn de afspraken eromheen. Een vergadering opnemen zonder dat deelnemers dat weten is niet alleen onwenselijk, het levert ook een verslag op waar niemand achter staat. Meld het aan het begin van het overleg, ook als de tool zelf een melding toont.

Daarnaast spelen er een paar concrete punten:

• Grondslag: leg vast waarom je opnames maakt en hoelang je ze bewaart, en verwijder ze zodra het verslag is vastgesteld
• Gevoelige overleggen: functionerings-, verzuim- en incidentgesprekken laat je in principe buiten elke automatische notulist
• Locatie van de data: controleer bij externe tools waar de audio wordt verwerkt en of die gebruikt wordt om modellen te trainen
• Controle achteraf: laat een deelnemer het verslag nalezen, want een AI-samenvatting haalt regelmatig nuance en voorbehoud weg
• AI-geletterdheid: sinds de Europese AI-verordening moeten organisaties zorgen dat medewerkers die met AI werken weten wat de techniek wel en niet kan

Dat laatste punt wordt vaak over het hoofd gezien. Een medewerker die een AI-samenvatting ongelezen doorstuurt naar de klant, maakt een fout die niet aan de tool ligt.

Van notulen naar audio: text to speech

De omgekeerde beweging is inmiddels net zo eenvoudig. Text to speech zet geschreven tekst om in gesproken audio, met stemmen die nauwelijks nog als synthetisch te herkennen zijn. In de praktijk gebruiken organisaties dat om een vastgesteld verslag of een lang beleidsstuk beluisterbaar te maken voor wie onderweg is, om interne instructies toegankelijk te maken voor medewerkers die moeite hebben met lezen, of om een nieuwsbrief van een audioversie te voorzien.

Zowel Windows als macOS heeft de functie standaard aan boord, en de meeste AI-assistenten kunnen een tekst hardop voorlezen zonder dat je daar een aparte tool voor nodig hebt. Wie een vaste huisstem wil, bijvoorbeeld voor klantcommunicatie of een kennisbank, komt uit bij gespecialiseerde aanbieders die stemmen op maat leveren.

Samen zorgen die twee bewegingen ervoor dat de vorm van informatie steeds minder uitmaakt. Een gesprek wordt tekst, een document wordt audio, en welke van de twee je aanlevert hangt vooral af van wie het moet gebruiken. Voor het notuleren betekent dat vooral dit: begin klein, met één overleg en één route, en beoordeel het resultaat op wat je er daadwerkelijk mee kunt in plaats van op hoe indrukwekkend de techniek oogt.