Wat is een SaaS oplossing? Uitleg, voorbeelden en waar je op let

Wat is een SaaS oplossing? Kort gezegd: software die je niet koopt en installeert, maar afneemt als dienst via internet. Je logt in via je browser of een app, betaalt per maand of per jaar, en de leverancier zorgt voor de servers, de updates en de beveiliging. Je hebt vrijwel zeker al een SaaS oplossing in gebruik, ook als je de term nooit hebt gehoord. Een boekhoudpakket dat in je browser draait, een agenda die synchroniseert tussen je laptop en je telefoon, een ontwerpprogramma waar je maandelijks voor betaalt: het valt er allemaal onder.

In het kort

• SaaS staat voor Software as a Service: software die je als dienst afneemt via internet in plaats van koopt en zelf installeert.
• Je betaalt doorgaans per gebruiker per maand of per jaar, en updates, hosting en onderhoud zitten bij die prijs inbegrepen.
• Bekende SaaS-voorbeelden zijn Moneybird voor administratie, HubSpot voor CRM, Canva en Adobe Creative Cloud voor ontwerp en Microsoft 365 voor kantoorwerk.
• De belangrijkste aandachtspunten zijn afhankelijkheid van de leverancier, waar je gegevens staan en hoe je er weer uit komt.

Waar staat SaaS voor?

SaaS staat voor Software as a Service, in het Nederlands software als dienst. De term komt uit een reeks van drie modellen die vaak samen worden genoemd en die verschillen in hoeveel je zelf regelt.

• SaaS: je gebruikt kant-en-klare software en regelt verder niets. Denk aan een boekhoudpakket of een mailprogramma
• PaaS: Platform as a Service, waarbij je zelf software bouwt op een platform dat de leverancier draaiende houdt
• IaaS: Infrastructure as a Service, waarbij je alleen rekenkracht en opslag huurt en de rest zelf inricht

Voor de meeste organisaties is alleen SaaS relevant. De andere twee zijn er voor ontwikkelaars en IT-afdelingen die zelf iets bouwen.

De uitspraak is overigens “sas”, als één lettergreep. Je hoort ook wel mensen de letters los uitspreken, en beide zijn in de praktijk prima te volgen.

Wat is SaaS software en waarin verschilt het van gewone software?

Het klassieke model werkte zo: je kocht een licentie, kreeg een installatiebestand of een schijfje, en installeerde het programma op je eigen computer of op een server in de meterkast. Je betaalde één keer, en als er een nieuwe versie kwam betaalde je opnieuw. Alles wat er daarna misging, van een volle harde schijf tot een beveiligingslek, was jouw probleem.

Bij SaaS software draait het programma op de servers van de leverancier. Jij hebt alleen een browser of een app nodig. Dat verandert vier dingen tegelijk: wie de techniek beheert, hoe je betaalt, hoe snel je nieuwe functies krijgt en waar je gegevens staan.

Die laatste rij is het onderdeel waar organisaties het vaakst door verrast worden. Bij gekochte software houd je iets over als je stopt met betalen. Bij SaaS niet.

SaaS voorbeelden per categorie

Het abstracte begrip wordt meteen concreet zodra je ziet welke bekende pakketten eronder vallen. Vrijwel elk vakgebied heeft inmiddels zijn eigen SaaS-aanbieders.

Administratie en boekhouding

Dit is voor veel organisaties de eerste kennismaking met SaaS, en meteen de duidelijkste: bonnetjes fotograferen, facturen versturen en de btw-aangifte klaarzetten gebeurt tegenwoordig vrijwel altijd in de browser.

• Moneybird: online boekhouden voor kleinere organisaties, met facturatie en koppelingen naar de bank
• e-Boekhouden.nl: Nederlandse boekhoudsoftware met een uitgebreide gratis variant
• Exact Online: zwaardere administratie- en ERP-software voor groeiende bedrijven
• AFAS Software: geïntegreerd pakket voor financiën, HR en bedrijfsprocessen

CRM, marketing en sales

Hier draait het om het vastleggen van klantcontact en het opvolgen van kansen, zodat die kennis niet in iemands mailbox blijft hangen.

• HubSpot: CRM met marketing- en salesfunctionaliteit, bekend om de ruime gratis variant
• Salesforce: het zwaargewicht in CRM, vooral bij grotere organisaties
• Teamleader: Belgisch pakket dat CRM, offertes, projecten en facturatie combineert
• Mailchimp: e-mailmarketing en nieuwsbrieven

Ontwerp en creatie

Ook software die traditioneel op krachtige computers werd geïnstalleerd, is grotendeels naar het abonnementsmodel verhuisd.

• Adobe Creative Cloud: Photoshop, Illustrator, InDesign en Premiere als maandabonnement
• Canva: laagdrempelig ontwerpen in de browser, ook zonder ontwerpachtergrond
• Figma: interfaceontwerp waarbij meerdere mensen tegelijk in hetzelfde bestand werken

Samenwerken en communicatie

De categorie waar bijna elke organisatie mee te maken heeft, en waar het meeste geld in omgaat.

• Microsoft 365: Word, Excel, Outlook en Teams als dienst, met opslag in OneDrive
• Google Workspace: Gmail, Documenten, Drive en Meet voor zakelijk gebruik
• Slack: berichten en kanalen als alternatief voor interne e-mail
• Zoom: videovergaderen, ook voor deelnemers zonder account

Projecten, taken en documentatie

• Asana: taken en projecten plannen en de voortgang volgen
• Trello: eenvoudige borden met kaartjes, populair bij kleine teams
• monday.com: werkbeheer met veel mogelijkheden om processen zelf in te richten
• Notion: documentatie, kennisbank en projectbeheer in één omgeving

Opslag en bestanden

• Dropbox: bestanden delen en synchroniseren tussen apparaten
• Box: opslag gericht op organisaties met strengere eisen aan toegang en naleving

HR en personeel

• Personio: personeelsadministratie, verlof en werving in één systeem
• Nmbrs: Nederlandse salarisverwerking en HR-administratie

Klantenservice

• Zendesk: tickets, chat en een kennisbank voor klantvragen
• Freshdesk: vergelijkbaar, met een gratis variant voor kleine teams

Webshop en verkoop

• Shopify: complete webshop zonder dat je zelf iets hoeft te hosten
• Lightspeed: kassasystemen en webshops voor winkels en horeca

Beveiliging en toegang

• 1Password: wachtwoordbeheer voor teams, met gedeelde kluizen
• Okta: centraal inloggen op al je SaaS-toepassingen met één account

Wat een SaaS oplossing kost

Er zijn grofweg vier prijsmodellen, en het loont om te weten welk model je te pakken hebt voordat je tekent.

• Per gebruiker per maand: het meest voorkomende model, waarbij de rekening meegroeit met je team
• Gestaffeld per pakket: een basis-, plus- en premiumvariant, waarbij de functie die je nodig hebt vaak net in het duurste pakket zit
• Naar gebruik: je betaalt per verstuurde e-mail, per opgeslagen gigabyte of per transactie
• Freemium: gratis beginnen met beperkingen, betalen zodra je serieus gebruikmaakt

Reken bij het vergelijken niet alleen met de prijs per gebruiker. Wat er in de praktijk bovenop komt: eenmalige implementatie- en migratiekosten, betaalde koppelingen met andere systemen, extra opslag, training, en het verschil tussen maand- en jaarbetaling dat vaak twintig tot dertig procent scheelt. En houd er rekening mee dat prijzen bij verlenging kunnen stijgen, iets waar je bij een jaarcontract weinig tegen kunt beginnen.

De voordelen op een rij

• Snel te starten: vaak binnen een dag in gebruik, zonder installatie of eigen server
• Geen investering vooraf: je betaalt uit de exploitatie in plaats van uit een investeringsbudget
• Meeschalen: gebruikers erbij of eraf zonder nieuwe licenties te kopen
• Altijd actueel: updates en beveiligingspatches komen automatisch, wat het risico van vergeten onderhoud wegneemt
• Overal werken: alles wat je nodig hebt is een browser en een verbinding
• Professionele infrastructuur: een serieuze aanbieder heeft doorgaans betere beveiliging en back-ups geregeld dan een organisatie zelf kan opzetten

De nadelen die je vooraf moet wegen

Het model heeft ook keerzijden, en die worden zelden genoemd in de verkoopgesprekken.

• Afhankelijkheid van de leverancier: gaat de dienst plat, dan ligt jouw werk ook stil en kun je alleen wachten
• Moeilijk weg te komen: hoe langer je een systeem gebruikt, hoe meer gegevens en processen erin zitten en hoe duurder overstappen wordt
• Op termijn duurder: een abonnement blijft doorlopen, terwijl een gekochte licentie een keer is afbetaald
• Functies veranderen buiten jou om: een leverancier kan iets aanpassen of schrappen waar jouw werkwijze op leunt
• Minder maatwerk: je krijgt wat de leverancier voor iedereen bouwt, niet wat jij precies wilt
• Verspreide gegevens: bij vijftien SaaS-pakketten staan je bedrijfsgegevens op vijftien plekken, bij vijftien partijen

Daar komt een risico bij dat pas zichtbaar wordt als je gaat tellen. In veel organisaties nemen afdelingen zelf een tool af met de bedrijfscreditcard, buiten IT om. Dat heet schaduw-IT, en het levert abonnementen op die niemand bijhoudt, met toegang voor medewerkers die al lang uit dienst zijn.

Beveiliging, privacy en het contract

Zodra je een SaaS oplossing gebruikt, staan bedrijfsgegevens bij iemand anders. Dat is niet per definitie onveiliger, want een gespecialiseerde aanbieder heeft meestal meer verstand van beveiliging dan een gemiddelde organisatie. Maar je verantwoordelijkheid verdwijnt er niet mee: juridisch blijf jij verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die erin staan.

Loop daarom deze punten na voordat je tekent:

• Verwerkersovereenkomst: verplicht zodra er persoonsgegevens in het systeem staan, en de meeste aanbieders hebben er een klaarliggen
• Waar de gegevens staan: binnen de EU, of daarbuiten, en wat de leverancier doet als een buitenlandse overheid gegevens opvraagt
• Aantoonbare beveiliging: certificeringen als ISO 27001 of een SOC 2-rapport zeggen meer dan een geruststellende zin op de website
• Tweefactorauthenticatie en centraal inloggen: zet dit aan voor iedereen, want een gelekt wachtwoord is anders genoeg om binnen te komen
• Rechten per gebruiker: niet iedereen hoeft bij alles te kunnen, ook niet als het pakket dat standaard zo instelt
• Uitdiensttreding: leg vast wie accounts intrekt als iemand vertrekt, want dat blijft opvallend vaak liggen
• Exporteren: controleer vooraf of en hoe je je eigen gegevens eruit krijgt, in een formaat dat elders bruikbaar is
• Uitval en herstel: wat belooft de leverancier over beschikbaarheid, en wat is de compensatie als hij dat niet haalt

Dat laatste punt over exporteren doe je bij voorkeur niet pas op het moment dat je wilt vertrekken. Probeer al in de proefperiode of de export werkt en of het bestand dat eruit komt daadwerkelijk leesbaar is.

Veelgestelde vragen

Wat is SaaS oplossing in één zin?

Een SaaS oplossing is software die je als dienst afneemt via internet, waarbij je per maand of per jaar betaalt en de leverancier de servers, updates en beveiliging regelt.

Is SaaS hetzelfde als de cloud?

Niet helemaal. De cloud is de bredere term voor alles wat op servers van iemand anders draait en via internet bereikbaar is. SaaS is daar één vorm van, namelijk kant-en-klare software. Alle SaaS is cloud, maar niet alle cloud is SaaS.

Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik opzeg?

Dat verschilt per leverancier en staat in de voorwaarden. Meestal krijg je na opzegging een beperkte periode om je gegevens te exporteren, waarna ze worden verwijderd. Controleer die termijn vooraf en test tijdens de proefperiode of de export werkt.

Is SaaS veiliger dan software op je eigen server?

Vaak wel, omdat een gespecialiseerde aanbieder meer aan beveiliging en back-ups doet dan een gemiddelde organisatie zelf kan opbrengen. Het risico verschuift alleen: van techniek naar toegangsbeheer. De meeste incidenten bij SaaS beginnen bij een gelekt wachtwoord, niet bij een lek in de software zelf.

Zo kies je de juiste SaaS oplossing

De meest gemaakte fout is beginnen bij de tool in plaats van bij het probleem. Schrijf eerst op welke taak nu misgaat of te veel tijd kost, en welke drie dingen een oplossing minimaal moet kunnen. Met dat lijstje in de hand valt de helft van het aanbod meteen af, en voorkom je dat je betaalt voor functies die niemand gebruikt.

Kijk daarna naar de aansluiting op wat je al hebt. Een pakket dat niet praat met je boekhouding of je mailomgeving levert handwerk op dat de tijdwinst weer opeet. Neem vervolgens een proefperiode, maar dan wel met echt werk en met de collega’s die het straks dagelijks gebruiken. Een demo van de leverancier laat altijd zien dat het werkt; een eigen proef laat zien of het bij jou werkt.

En houd bij hoeveel abonnementen er lopen. Een organisatie die eenmaal begint met SaaS, heeft binnen een paar jaar zomaar twintig verschillende diensten in gebruik. Een eenvoudig overzicht van wat je afneemt, wie de eigenaar is en wanneer het contract afloopt, voorkomt dat je jaren betaalt voor iets dat niemand meer opent.